¿HACEMOS LIMPIEZA DE PAPELES?

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Iniciamos el último trimestre del año y una vez que se han presentado todas las declaraciones fiscales del año anterior las empresas y los autónomos nos planteamos:

Cuánto tiempo y qué documentos relacionados con la actividad debemos conservar: libros contables, facturas, cualquier tipo de justificante (incluidos los programas y archivos informáticos) siempre que se garantice su autenticidad.

¿Qué plazos marca la ley? ¿Puede la Hacienda exigir documentos de períodos anteriores?

Para aclarar estas dudas debemos tener en cuenta diferentes normativas:

A efectos mercantiles, El Código de Comercio obliga a conservar durante 6 años (contando desde la fecha del último asiento del ejercicio) todos los libros y documentos relativos a la actividad empresarial.

Esta obligación se mantiene una vez cesada la actividad o disuelta la sociedad.

A efectos fiscales, se establece un período mínimo de 4 años  ya que es el plazo de prescripción de los impuestos, este plazo empieza a contar desde la fecha en que se presenta el mismo . Pero hay otros plazos que debemos tener en cuenta:

  • Interrupciones: Si Hacienda interviene para revisar los impuestos dentro del plazo de los 4 años de prescripción o se presenta una declaración complementaria, el plazo de 4 años se inicia de nuevo después de esta interrupción.

  •  Activos: Las facturas de compra de un activo amortizable deben conservarse durante todos los años en los que se deduce el gasto de su amortización, más los 4 años de prescripción fiscal.
  • Pérdidas: Si en un ejercicio se obtienen pérdidas, la documentación que acredita este resultado se conservará durante 10 años.

Como vemos no es tan fácil deshacerse de toda la documentación relacionada con la actividad, por lo que para cualquier aclaración no dude en consultarnos.

 

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